W-8BEN-E ou W-8BEN : quel formulaire remplir quand on détient une LLC américaine

Pourquoi on vous demande ce formulaire

Stripe, Amazon, PayPal, Upwork, Interactive Brokers, la plupart des clients américains : tous ceux qui vous versent de l'argent depuis les États-Unis doivent savoir si vous êtes une personne américaine ou étrangère. Selon la réponse, ils appliquent ou non une retenue à la source, et déclarent ou non vos paiements à l'IRS. Les formulaires de la série W-8 servent à certifier que le bénéficiaire des paiements est étranger ; le W-9 sert à l'inverse à certifier qu'il est américain.

Ces formulaires ne s'envoient pas à l'IRS. Vous les remettez à celui qui vous paie, le plus souvent sous forme d'un questionnaire en ligne qui génère le formulaire pour vous. D'où l'erreur fréquente : le questionnaire demande « qui êtes-vous ? », et la réponse instinctive (« ma société ») n'est pas la bonne.

La règle de l'IRS pour une LLC à associé unique

Par défaut, l'IRS ne voit pas une LLC à associé unique : elle est « disregarded », transparente. C'est donc son associé qui est considéré comme le bénéficiaire effectif (« beneficial owner ») des sommes qu'elle reçoit. Les instructions de l'IRS sont explicites sur ce point :

• les instructions du W-8BEN-E excluent son usage par une disregarded entity et précisent que son associé unique, s'il est étranger, remet un W-8BEN ou un W-8BEN-E selon qu'il est une personne physique ou une entité ;
• les instructions du W-8BEN précisent que la personne physique étrangère associée unique d'une disregarded entity remplit le formulaire à son propre nom, et informe le payeur si le compte crédité est au nom de la LLC.

Une exception existe : une disregarded entity peut utiliser le W-8BEN-E pour documenter son seul statut FATCA auprès d'une institution financière étrangère, ou pour revendiquer une convention fiscale en tant qu'entité hybride. Ces situations ne concernent pas une LLC américaine qui facture des prestations.

Quel formulaire selon votre situation

La logique est toujours la même : le formulaire est rempli par celui que l'IRS considère comme le contribuable. Une LLC à plusieurs associés et une LLC qui a opté pour l'impôt sur les sociétés sont des entités américaines aux yeux de l'IRS, donc des « US persons » au sens fiscal, même si tous leurs associés vivent à l'étranger.

Remplir le W-8BEN quand vous êtes l'associé unique

Le W-8BEN tient sur une page. Les points qui posent question à nos clients :

• Nom (ligne 1) : votre nom, pas celui de la LLC.
• Pays de citoyenneté (ligne 2) : votre nationalité.
• Adresse de résidence permanente (ligne 3) : votre adresse personnelle dans votre pays de résidence fiscale. Jamais l'adresse du registered agent de la LLC, ni une boîte postale.
• Numéro fiscal américain (ligne 5) : à laisser vide si vous n'avez ni SSN ni ITIN. N'y inscrivez pas l'EIN de la LLC : ce numéro identifie la société, pas vous.
• Numéro fiscal étranger (ligne 6a) : le numéro fiscal de votre pays de résidence. En France, c'est le numéro fiscal de référence qui figure sur votre avis d'impôt.
• Convention fiscale (partie II) : utile seulement pour certains revenus de source américaine, comme les dividendes ou les redevances, sur lesquels une retenue à la source s'applique sans convention. Pour des prestations réalisées hors des États-Unis, elle n'a en général pas lieu d'être remplie.

Quand le payeur le permet, indiquez que le compte de paiement est ouvert au nom de la LLC : c'est ce que demandent les instructions du W-8BEN. Sur les plateformes, cela passe le plus souvent par une question demandant si le compte appartient à une disregarded entity.

Les erreurs que nous voyons le plus souvent

• Remplir un W-8BEN-E au nom de la LLC. La LLC est américaine et ignorée par l'IRS : elle ne peut pas se certifier « entité étrangère ».
• Remplir un W-9 au nom de la LLC à associé unique. Le W-9 certifie un statut américain que vous n'avez pas. Il peut conduire le payeur à déclarer vos paiements comme versés à un contribuable américain.
• Mettre l'adresse du registered agent en ligne 3. Le formulaire demande votre résidence permanente, pas le siège de la société.
• Oublier de renouveler le formulaire. Un W-8BEN reste en principe valable jusqu'au 31 décembre de la troisième année qui suit sa signature, sauf changement de situation qui rend une information inexacte. Un déménagement qui modifie votre pays de résidence vous oblige à prévenir le payeur, en particulier si vous aviez invoqué une convention fiscale.

Trois situations à part

Votre LLC est détenue par votre société. C'est la configuration décrite dans notre article sur la LLC détenue par une société française. L'associé unique est alors une entité étrangère : c'est elle qui remplit le W-8BEN-E, avec ses propres numéros d'identification et son statut FATCA.

Vous êtes citoyen ou résident fiscal américain. Les formulaires W-8 ne vous concernent pas : vous remplissez un W-9, quelle que soit votre adresse.

Vous ouvrez un compte de courtage au nom de la LLC. Le courtier applique la même règle : notre guide Interactive Brokers pour LLC montre où intervient le W-8BEN dans le parcours d'ouverture.

Ce que nous faisons pour vous

Lorsque nous créons votre LLC, nous vous indiquons quel formulaire remplir et à quel nom, en fonction de la structure retenue. Lorsque nous assurons la conformité annuelle de votre LLC, nous vérifions aussi que ces certifications concordent avec le Form 5472 : les mêmes faits doivent apparaître partout.

Questions fréquentes